Как подключить ЭДО в Беларуси: пошаговая инструкция по получению GTIN и GLN

С февраля 2025 года все документы для Wildberries необходимо передавать в электронном виде. Это касается каждого белорусского продавца. Чтобы организовать ЭДО, потребуется выполнить несколько ключевых шагов: от получения электронной подписи до регистрации товаров в национальной системе. Наша инструкция поможет вам разобраться с нюансами и правильно пройти весь путь — от ЭЦП до выбора провайдера.

Электронная цифровая подпись: первый шаг к ЭДО

Прежде чем начать работу с электронными накладными, необходимо получить электронную цифровую подпись — ЭЦП. Это обязательный элемент, который обеспечивает юридическую значимость электронных документов. Без ЭЦП вы не сможете подписывать накладные, а значит, и участвовать в ЭДО.

Что нужно сделать:

• обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр,
• получить ЭЦП для вашей организации или ИП.

Регистрация в системе ГС1 Беларуси: GLN и GTIN

После получения ЭЦП следующий шаг — регистрация в системе ГС1 Беларуси. Это необходимо для работы с электронными накладными, где требуется указывать GLN —  глобальный номер местонахождения и GTIN — глобальный номер товара. Эти идентификаторы должны быть внесены в Банк электронных паспортов товаров ePASS.

GLN и зачем он нужен

GLN — это уникальный номер, который присваивается вашей организации и её объектам (например, складам или магазинам). Он используется для идентификации мест отгрузки и разгрузки товаров.

Как получить GLN

1. Определите, какой тип GLN вам нужен:

• GLN с правом присвоения GTIN — если вы планируете присваивать белорусские GTIN своим товарам,
• GLN без права присвоения GTIN — если ваши товары уже имеют GTIN.

2. Подайте заявку на получение GLN через систему ГС1 Беларуси. Как это сделать описано в инструкции.

GTIN и как его зарегистрировать

GTIN — это номер товара в международной системе GS1, который используется для его идентификации и наносится на товар в виде штрихкода. В зависимости от того, есть ли у ваших товаров GTIN, процесс регистрации будет отличаться.

Товары уже имеют белорусские GTIN (префикс 481)

Если на упаковке товара вы видите штрихкод, начинающийся с 481, — значит, он уже зарегистрирован в системе ePASS.

Узнать о нём больше можно буквально за несколько секунд с помощью мобильного приложения ePASS.MOBILe. Просто наведите камеру смартфона на штрихкод, и программа:

• распознаёт его,
• свяжется через интернет с Банком электронных паспортов товаров — белорусской информационной системой, где собраны данные о товарах, их производителях и импортёрах,
• найдёт нужный товар в базе и покажет на экране его электронный паспорт.

Вы получаете абсолютно точные сведения, потому что информацию в Банк вносят напрямую производители или первые импортёры товаров в Беларусь.

Скачайте приложение, и никаких дополнительных действий не потребуется: ePASS для Android, ePASS для IOS

Товары имеют иностранные GTIN (префикс не 481)

1. Проверьте легальность иностранных GTIN.
2. Заключите договор на регистрацию в системе ePASS.
3. Подайте заявку на регистрацию товаров в центре систем идентификации.

Товары не имеют GTIN

Если у товаров нет штрихкодов, вы можете присвоить им белорусские GTIN. Для этого вам нужно заключить договор с ГС1 Беларуси и подать заявку на регистрацию товаров. 

При заполнении заявок на регистрацию товаров обязательно проверяйте правильность данных, включая классификационные коды ТН ВЭД и ОКРБ-007

Выбор провайдера ЭДО: заключение договора

После того как вы получили ЭЦП и зарегистрировались в системе ГС1 Беларуси, нужно выбрать провайдера электронного документооборота. Провайдер — это компания, которая обеспечивает обмен электронными документами между вами и вашими контрагентами. Изучите реестр провайдеров ЭДО, выберите подходящего и заключите с ним договор.

Подведём итоги

1. ЭЦП — основа ЭДО. Без электронной подписи невозможно участвовать в электронном документообороте.
2. GLN и GTIN — ключевые идентификаторы. GLN нужен для идентификации вашей организации и её объектов, а GTIN — для товаров.
3. Регистрация GLN и GTIN в ePASS обязательна. Если у товаров нет GTIN, их нужно зарегистрировать в системе ePASS.
4. Выбор провайдера ЭДО. После подготовки всех документов заключите договор с провайдером электронного документооборота.
5. Внимание к деталям. При заполнении заявок проверяйте данные, чтобы избежать ошибок и задержек.

Теперь вы знаете, как подготовиться к подключению ЭДО. Следуйте этим шагам, и переход на электронный документооборот пройдёт гладко.

Дополнительные материалы

1. Пошаговый алгоритм присвоения GTIN.
2. Регистрация товаров с иностранными GTIN в ePASS.
3. Как получить GLN.
4. Услуги по поддержанию информации о товаре.
5. Регистрация ISBN, ISSN, ISMN кодов в ePASS.
6. Выкуп товаров у продавцов Wildberries в Беларуси: всё, что нужно знать