Как делегировать рутину и сфокусироваться на стратегии компании

Представьте: 3 часа ночи, все спят, а вы проверяете карточку товара, изучаете отчёты и настраиваете кампанию по продвижению. Завтра с утра переговоры с поставщиком, а в голове пульсирует мысль: «Когда же я высплюсь?» Если это вам знакомо, то, возможно, пора делегировать часть бизнес-процессов, то есть передать их наёмным сотрудникам или подрядчикам. 

Задача может показаться непростой. Когда пора нанимать людей и сколько? Когда приглашать в штат, а когда привлечь фрилансера? Где искать сотрудников? Как провести собеседование? Как юридически оформить сотрудничество и какой договор выгодней? 

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили эту статью, а ещё — разработали курс для предпринимателей.

Пройдите курс от PRO WB «Как продавцу нанять команду: от рутины — к росту» и научитесь создавать команду с нуля. Курс доступен для зарегистрированных продавцов с подключенной опцией в конструкторе тарифов

Как понять, что пора делегировать задачи: аудит дня

Хороший способ оценить свою загруженность и решить, нужны ли вам сотрудники, — провести аудит дня. Для этого разделите свои ежедневные задачи на рутинные и стратегические.

Запишите задачи в 2 колонки и оцените время, которое вы тратите на каждую. Если на стратегию не хватает времени и сил, то пора нанимать сотрудника.

Рутину можно передать наёмному сотруднику, а стратегию лучше оставить себе

Вот какими могут быть ваши стратегические задачи:

• определение миссии и целей компании, 
• создание долгосрочной стратегии и определение ближайших приоритетов,
• управление сотрудниками,
• решения, связанные с финансами компании,
• решения, связанные с рисками, проблемами и форс-мажорами. 

Как понять, кто именно вам нужен

Если вы готовы делегировать задачи, то надо будет описать того сотрудника, который вам необходим. Для этого можно проанализировать текущие бизнес-процессы и выделить операции, которые вы хотите делегировать. Из этих операций собирают профиль роли — список задач, которые будет выполнять наёмный сотрудник. 

По сути, именно это вы сделали, когда провели аудит дня и выделили 2 колонки. Рутинные задачи станут основой для профиля роли будущего сотрудника. Кроме того, в профиле вы можете перечислить личные качества. Например, вам нужно, чтобы сотрудник был усидчивым, ответственным, внимательным к деталям. Или активным, самостоятельным, инициативным и амбициозным. Разным компаниям и даже одной и той же компании на разных этапах развития могут понадобиться люди с разными качествами.

На базе профиля роли вы сможете написать объявление о вакансии, чтобы опубликовать его на специальном сайте, в соцсетях или где-то ещё. 

Профиль роли — это описание ваших потребностей и требований к кандидату. Объявление о вакансии — предложение, которое вы делаете потенциальным кандидатам

Аудит дня поможет не только определить, какие задачи стоит передать сотруднику, но решить, какую форму сотрудничества выбрать. Давайте разбираться.

Как выбрать форму сотрудничества: найм, аутсорс, разовая услуга

Когда выгоднее взять человека в штат, а когда — отдать процесс на аутсорсинг или обратиться за разовой услугой? Всё зависит от частоты бизнес-процесса, который вы хотите делегировать. 

Иногда сложно выбрать между разовой услугой и аутсорсингом. Чтобы было проще, советуем провести мысленный эксперимент. 

Вам нужно заказать разработку чат-бота, который вы будете использовать каждый день. Прежде чем обратиться к специалисту, представьте, что у вас уже есть чат-бот и что он сломался. Вы звоните разработчику Геннадию, который работал над задачей, но он занят или в отпуске. Вам приходится срочно искать другого специалиста, а тому — разбираться в задаче с нуля. Если это вас устраивает, смело обращайтесь за разовой услугой, а если нет, то, возможно, больше подойдёт аутсорсинг.

Кроме того, перед наймом не забудьте посчитать расходы на сотрудника. Чтобы оценить нагрузку на бизнес, учитывайте не только планируемую зарплату, но и налоги и страховые взносы. При этом старайтесь думать наперёд и предусмотреть развитие вашего бизнеса — о нём поговорим дальше.

Линейный рост или масштабирование: разница при найме

Прежде чем нанимать в штат, нужно оценить состояние своего бизнеса и понять, насколько он стабилен, будет ли расти и как именно: планируется линейный рост или масштабирование? Это поможет правильно действовать при найме — дальше мы покажем на примере, почему важно различать 2 вида роста.

Вот как выглядят на схеме линейный рост и масштабирование.

Линейный рост — это когда объёмы продаж увеличиваются, а деятельность компании остаётся прежней. Например, Анна продаёт на Wildberries платья. Дела идут хорошо, и Анна плавно увеличивает продажи того же товара.

Масштабирование — это другая история: здесь бизнес не просто растёт, а меняется сама его структура. Продавец Николай успешно продаёт электрические чайники и хочет масштабировать бизнес. После исследований рынка в придачу к чайникам он запустил продажи увлажнителей воздуха, утюгов и отпаривателей. Обратите внимание: все товары относятся к одной и той же категории «Техника», но к разным нишам. Николай вложился в продвижение и за 2 месяца вышел в топ. Кроме того, он добавил новые способы доставки. Получается, что продавец расширил ассортимент, освоил новые ниши, подключил рекламу и другие методы продвижения, изменил схему доставки и тем улучшил ранжирование, а в итоге вышел на стабильный рост объёмов продаж.

Почему важно различать линейный рост и масштабирование и как они связаны с расширением команды? Если ваш бизнес растёт линейно, то в операционной деятельности произойдут изменения, связанные с логистикой и хранением. Например, теперь Анне нужен склад побольше или более крупный фулфилмент, а также ещё один менеджер по продажам. 

А если бизнес масштабируется, то изменения коснутся не только хранения и логистики, но и многих других процессов. А это означает, что нужно привлечь специалистов с глубокими знаниями и опытом в своей сфере. 

Например, Николай решил поручить закупки менеджеру по закупкам со знанием рынка бытовой техники. Поскольку товары из категории «Техника» требуют особого контроля качества, Николай нанял начальника склада, который будет отвечать и за контроль качества, и за хранение товара. Чтобы справляться с возросшим количеством задач и отвечать на технические вопросы покупателей, нужен дополнительный менеджер. Итого: на первом этапе масштабирования требуются 3 новых сотрудника. Теперь Николай может полностью сосредоточиться на стратегических задачах роста и управлении командой.

Как доверить важные задачи другим сотрудникам

Иногда предпринимателю бывает сложно «отпустить вожжи» и передать часть задач в другие руки. Кажется, что всё пойдёт не так, а наёмные сотрудники наделают ошибок. Это чувство знакомо многим предпринимателям, которые начинают строить команду и задаются вопросом о рисках.

Но давайте взглянем на проблему под другим углом. Чем вы рискуете, когда планируете масштабировать бизнес в одиночку, никого не привлекая? 

Во-первых, стратегией: пока вы занимаетесь рутинными задачами, конкурент анализирует тренды и находит новые перспективные товары. Во-вторых, качеством: специалист с опытом зачастую может выполнить конкретную задачу быстрее и лучше. В-третьих, вы рискуете устойчивостью компании: нельзя расслабиться в отпуске или уйти на больничный — бизнес просто встанет.

Делегирование не просто даст вам больше свободного времени — оно позволит повысить эффективность бизнеса. Вы сможете сфокусироваться на развитии компании, новых возможностях и масштабировании, а не застревать в операционных процессах.

Подведём итоги

• Если вы тонете в задачах, возможно, следует часть из них делегировать. При этом рутину можно передать наёмному сотруднику, а стратегию оставить себе.
• Оценить свою загрузку поможет аудит дня.
• Когда будете готовы делегировать задачи, важно создать профиль роли сотрудника, который вам нужен. Это поможет написать объявление о вакансии.
• В зависимости от того, как часто возникают задачи, выбирайте найм в штат, аутсорсинг или разовую услугу.
• А ещё посчитайте, что выгоднее и какую форму вы можете себе позволить.
• Бизнес может расти линейно, а может масштабироваться. При линейном росте объёмы продаж увеличиваются, а границы деятельности компании существенно не расширяются. При масштабировании изменяется сама структура бизнеса — например, автоматизация процессов, выход в новые ниши или рынки.

Ещё больше о найме команды вы можете узнать из курса «Как продавцу нанять команду: от рутины — к росту». Он доступен для зарегистрированных продавцов с подключенной опцией в конструкторе тарифов